Según el PMI© (Project Management Institute), el “Project Management es una disciplina que abarca la organización, el planeamiento, la motivación y el control de los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos para lograr el éxito en uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas”. Es por ello que la gestión de proyectos debe aparecer como una unión de competencias y habilidades.
La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los cuarenta y siete procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Grupos de Procesos, que son:
- Inicio,
- Planificación,
- Ejecución,
- Monitoreo y Control, y
- Cierre.
Dirigir un proyecto, por lo general incluye, entre otros aspectos:
- Identificar requisitos;
- Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders) en la planificación y la ejecución del proyecto;
- Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados;
- Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo;
- Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto, que incluyen, entre otras:
- El alcance,
- La calidad,
- El cronograma,
- El presupuesto,
- Los recursos y
- Los riesgos.
La definición de Project Manager (PM) es la de un Director de Proyectos, es decir, un profesional cualificado que cuenta con la capacitación necesaria para planificar, diseñar, administrar, coordinar, ejecutar y evaluar un proyecto. Existen muchos tipos de proyectos en función del sector y del ámbito en el que se trabaje. Así, se pueden observar proyectos culturales, sociales, educativos, proyectos de ingeniería, de construcción o medio ambientales. Esta gran diversidad hace que sea imposible hablar de una figura única.
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un esfuerzo temporal (en referencia a sus compromisos y longevidad) que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Asimismo, se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente, patrocinador o líder) desea terminar el proyecto.
El Project Manager debe poseer los conocimientos técnicos propios de su ámbito de especialización, pero también se espera que posea una visión estratégica, que domine técnicas de gestión de conflictos, que posea habilidades de liderazgo para sacar el máximo partido de su equipo de trabajo, que sea un buen negociador y que sepa manejar los recursos, entre otras muchas habilidades, para gestionar los proyectos de manera eficaz. Cada vez son más las compañías que exigen que estos profesionales dispongan de la certificación Project Management Professional (PMP©), un documento acreditativo, expedido por el PMI©, que garantiza que el profesional cuenta con la experiencia, los conocimientos y las destrezas mínimas necesarias para gestionar proyectos de manera eficaz y según las directrices del texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK© Guide).
Entre las tareas a las que se enfrenta un PM, podríamos enumerar:
- Implementar técnicas, herramientas y las mejores prácticas.
- Alcanzar objetivos (tiempos, costes…).
- Incrementar la satisfacción y confianza de los clientes.
- Tener una visión global del proyecto al objeto de establecer y gestionar prioridades.
- Definir y controlar las métricas de seguimiento, con el claro objetivo de anticipar desviaciones.
- Manejar los recursos de la empresa (normalmente escasos).
- Mejorar el rendimiento del equipo de proyecto.
- Elaborar informes de valor añadido.
- Asegurar el flujo de caja.
- Desarrollar y liderar al equipo de proyecto.
- Gestionar conflictos.
- Manejar incertidumbre y riesgo.
- Tomar decisiones.
- Generar criterio profesional (capacidad integradora con los demás interesados del proyecto).
- Generar cartera de proyectos (portfolio).
El objetivo común de todas las organizaciones es generar valor para poder sobrevivir y desarrollarse. Para generar ese valor, se hacen negocios; para llevarlos al éxito, se emprenden iniciativas, algunas de las cuales derivan en proyectos. La supervivencia depende de tratar de asegurar el futuro, y esto se puede hacer buscando la vinculación a largo plazo con los diferentes actores de nuestros proyectos. Es por esto, que todos nuestros proyectos, sin excepción, tienen un objetivo adicional al tradicional de “satisfacer la necesidad por la cual el proyecto fue emprendido” que es la lealtad entre las partes y la vinculación a largo plazo, y nuestra herramienta como Directores de Proyecto o como Líderes de Proyecto es la credibilidad. Si somos capaces de integrar, equilibrar y proteger los intereses de las partes, también exigirles sus responsabilidades, habremos dado un paso hacia adelante para la consecución del éxito en el proyecto, por ende, una oportunidad de crecimiento para todos.
